HP는 새로운 솔루션을 시장에 내놓기 전, 항상 스스로 가장 먼저, 가장 까다로운 고객이 되어 직접 사용해봅니다. 이렇게 HP가 자사 제품을 외부 고객보다 앞서 도입해 실제 업무 환경에서 검증하는 프로그램을 'HP-on-HP'라고 부릅니다. 제품의 완성도를 실전에서 확인하고, 그 과정에서 얻은 노하우를 다시 고객에게 전달하기 위한 목적입니다. HP 내부 IT 팀 역시 이 프로그램을 통해 전 세계에 흩어진 8만 대가 넘는 업무용 기기를 HP WXP(Workforce Experience Platform)로 직접 관리하고 있습니다.

2024년 하반기, HP는 회의실 카메라와 마이크, 화면 공유 장비 같은 협업 기술의 성능을 전문적으로 분석하던 기업 Vyopta를 인수했습니다. 그리고 이 기술을 WXP 안에 녹여내 WXP Collaboration이라는 새로운 기능으로 완성했습니다. 덕분에 직원들의 PC나 노트북뿐 아니라, 회의실 안의 협업 장비까지 하나의 화면에서 함께 들여다볼 수 있게 되었습니다.

그리고 이 기능이 세상에 나오기 전, HP는 자기 손으로 먼저 시험대에 올랐습니다. 전 세계 119개 지사에 흩어진 1,800개가 넘는 회의실이 바로 그 실험 무대였습니다. 이 글은 HP의 회의실 운영을 실제로 책임지는 담당자들을 직접 인터뷰해, 도입 전과 후에 무엇이 달라졌는지, 어떤 점이 좋았는지, 그리고 다른 기업이 그대로 참고할 수 있는 실전 팁까지 정리한 실사용 후기입니다.

이 글에서는 WXP Collaboration이라는 기능이 정확히 무엇인지부터, HP가 이 기능을 실제로 쓰면서 겪은 변화와 성과, 그리고 그 과정에서 얻은 노하우까지 이해하기 쉬운 표현으로 상세히 풀어보겠습니다.

목차

• 1. HP는 왜 자기 제품을 스스로 먼저 써볼까?
• 2. WXP Collaboration, 정확히 무엇을 하는 기능인가요?
• 3. 도입 전 : 사람이 일일이 확인하던 시절
• 4. 변화의 시작 : 코스타리카 시범 운영
• 5. 도입 후 : 원격으로 진단하고 해결하다
• 6. 숫자로 보는 성과 : 거의 완벽에 가까운 가동률
• 7. 시차를 넘나드는 24시간 케어 체계
• 8. HP가 직접 겪으며 얻은 활용 팁 3가지
• 자주 묻는 질문(FAQ)

1. HP는 왜 자기 제품을 스스로 먼저 써볼까?

아무리 좋은 솔루션이라도, 실제 현장에서 검증되지 않으면 그저 이론일 뿐입니다.
HP는 이런 이유로 신제품을 고객에게 내놓기 전 스스로 첫 번째 사용자가 되어보는 'HP-on-HP' 프로그램을 오랫동안 운영해왔습니다. 실제로 써보면서 부족한 점은 개선하고, 좋았던 점은 고객에게 구체적인 활용법으로 전달하기 위해서입니다.

WXP Collaboration 역시 마찬가지 과정을 거쳤습니다. 2024년 말, HP는 회의실용 카메라·마이크·화면 공유 장비 같은 협업 기술의 성능을 전문적으로 분석하던 기업 Vyopta를 인수했고, 그 기술을 WXP 안에 통합했습니다. 그 결과로 만들어진 것이 바로 회의실과 협업 장비까지 하나의 화면에서 함께 관리할 수 있는 WXP Collaboration입니다. 이 기능이 실제로 감당해야 했던 규모는 결코 작지 않았습니다.
전 세계 119개 지사에 걸쳐 1,800개가 넘는 회의실이 그 대상이었기 때문입니다.

2. WXP Collaboration, 정확히 무엇을 하는 기능인가요?

여기까지만 보면 '그냥 HP WXP를 써본 후기인가?' 하고 생각하실 수 있습니다. 하지만 정확히 말하면, 이번 사례의 주인공은 WXP 전체가 아니라 그 안에 포함된 하나의 특정 기능, WXP Collaboration입니다. 본격적인 이야기를 이어가기 전에, 이 기능이 정확히 무엇을 하는지부터 짚고 넘어가겠습니다.

*HP WXP : 직원 개개인이 사용하는 PC, 노트북, 프린터 같은 개인 업무 기기의 상태와 성능을 관리하는 데 초점을 맞춘 플랫폼입니다.
*WXP Collaboration : 반면, 콜라보레이션은 회의실 카메라, 마이크, 스피커, 디스플레이처럼 여러 사람이 함께 쓰는 '공용 협업 장비'까지 관리 범위를 넓힌 기능입니다. 즉, WXP라는 큰 플랫폼 안에 들어있는 '회의실·협업 공간 전용 확장 기능'이라고 이해하시면 됩니다.

WXP Collaboration이 실제로 제공하는 핵심 기능은 다음과 같습니다.

정리하면, WXP Collaboration은 HP WXP라는 큰 플랫폼 안에서 '회의실과 협업 장비'를 전문적으로 다루는 특정 기능입니다. 지금부터 소개할 성과와 노하우는, HP가 이 기능을 자사의 1,800개가 넘는 회의실에 실제로 적용해보며 얻은 결과입니다.

3. 도입 전 : 사람이 일일이 확인하던 시절

WXP Collaboration을 도입하기 전, HP도 여느 기업과 다르지 않았습니다.
직원이 '화면이 안 나와요', '소리가 끊겨요' 같은 문제를 신고하면 그제서야 대응하는 사후 대응 방식으로 회의실과 협업 장비를 관리해왔습니다. 그런데 회의실 문제는 직원 한 명의 PC 오류보다 훨씬 파급력이 큽니다. 같은 시간, 같은 공간에 있는 여러 사람이 동시에 영향을 받고, 중요한 회의가 미뤄지면 관련된 프로젝트 전체 일정까지 늦춰지기 때문입니다.

HP 팀은 이 문제를 이미 인지하고 있었기에, 매주 외부 협력업체 직원이 회의실을 직접 방문해 장비를 하나하나 눈으로 점검하는 체계를 운영해왔습니다.

이 방식은 회의실 수가 늘어날수록 비용 부담이 커졌습니다.
그런데도 정작 가장 중요한 목표, 즉 직원이 문제를 체감하기 전에 미리 막아내는 일에는 자주 실패했습니다. 사람이 직접 눈으로 확인하는 방식에는 근본적인 한계가 있었던 셈입니다.

4. 변화의 시작 : 코스타리카 시범 운영

이런 선제적 관리 체계가 실제로 가능한지 검증하기 위해, HP는 코스타리카의 팀과 함께 시범 운영(파일럿 프로그램)을 시작했습니다. 본격적으로 전체 지사에 도입하기 전, 일부 지역을 먼저 시험해보는 방식입니다

이때 사용한 도구가 HP Poly Lens(HP Poly 브랜드의 화상회의 장비 상태를 관리하는 전용 소프트웨어)와 Zoom Device Manager(Zoom 화상회의에 쓰이는 룸 장비를 관리하는 Zoom의 자체 관리 도구)였습니다. 회의실이 오프라인 상태가 되면 팀에 즉시 알림이 전달되어, 실제 회의에 지장을 주기 전에 문제를 해결할 수 있었습니다.

*여기서 '커맨드센터'란, 여러 지역의 회의실과 협업 장비 상태를 한곳에서 실시간으로 모니터링하고 대응하는 통합 관제 조직을 뜻합니다.


비슷한 시기, HP는 모든 사업장의 회의실 장비를 HP Poly 제품으로 통일하는 별도 프로젝트도 함께 진행했습니다. 이 과정에서 팀은 많은 기업이 똑같이 겪는 딜레마를 마주했습니다.
회의실 관리 자체는 시설팀(Facilities) 소관이지만, 정작 그 안에 놓인 장비는 IT팀이 책임지는 구조였던 것입니다. 프로젝트를 진행할수록, 좋은 협업 경험을 만드는 것은 시설보다 IT 역량에 더 크게 좌우된다는 사실이 분명해졌습니다. Vyopta 인수와 HP 매니지드 서비스(장비의 운영과 유지보수를 전담 조직에 맡겨 위탁 관리하는 방식)의 도입은 바로 이 지점에서, 선제적 관리로 전환할 수 있는 성능 인사이트와 원격 조치 역량을 제공했습니다.

5. 도입 후 : 원격으로 진단하고 해결하다

시범 운영이 성공적으로 자리 잡으면서, 관리 대상은 500개 회의실에서 1,800개 이상으로 크게 늘었지만, 오히려 외부 협력업체에 대한 의존도는 낮아졌습니다.

WXP Collaboration이 제공하는 다양한 데이터 덕분에 문제의 근본 원인을 훨씬 빠르게 찾아낼 수 있게 되었습니다. 장비가 케이블로 연결됐는지 Wi-Fi로 연결됐는지, 같은 회의에 참여한 다른 기기의 성능은 어떤지와 같은 네트워크 정보는, 문제가 특정 직원의 개인 기기 때문인지, 회의실 장비 자체의 문제인지, 아니면 건물 전체 네트워크의 문제인지를 가려내는 근거가 됩니다.

쉽게 비유하면, 자동차 계기판의 경고등이 '엔진', '타이어', '배터리' 중 어느 부품에 이상이 생겼는지 구체적으로 짚어주는 것과 비슷합니다. 막연히 '회의실이 이상하다'고만 느끼던 것에서, 원인이 정확히 어디에 있는지 콕 집어낼 수 있게 된 것입니다.

6. 숫자로 보는 성과 : 거의 완벽에 가까운 가동률

여기서 가동률이란, 전체 운영 시간 중 회의실과 장비가 실제로 정상적으로 작동한 시간이 차지하는 비율을 말합니다. 그리고 다운타임은 반대로, 장비나 시스템이 정상적으로 작동하지 않아 업무에 지장을 주는 시간을 뜻합니다.
WXP Collaboration 도입 이후 HP가 확인한 결과는 다음과 같습니다.

그 결과 전체 회의실의 가동률은 평균 95%를 유지하고 있습니다. 다시 말해, 대부분의 협업 공간 문제는 직원이 불편함을 느끼기도 전에 이미 해결이 끝나 있는 셈입니다.

KJ는 이렇게 설명합니다. “저희는 선제적 대응과 사후 대응, 두 가지 지표를 모두 계속 추적하고 있습니다. 문제의 약 98%는 선제적으로 파악하고, 그중 95%는 누군가 전화로 신고하지 않아도 원격에서 먼저 해결합니다.”

7. 시차를 넘나드는 24시간 케어 체계

WXP Collaboration은 현지 근무 시간이 아닌 시간대에 발생하는 문제도 선제적으로 처리할 수 있게 해줍니다. 여러 시간대에 커맨드센터를 나눠 운영하는 덕분에, 지구 반대편에서 벌어진 문제도 그 자리에서 바로 대응할 수 있습니다.

인건비를 제외하면 기업에서 가장 큰 비용을 차지하는 것이 바로 '공간'입니다. 이 공간이 실제로 어떻게 쓰이고 있는지 데이터로 파악하고, 그 사용 패턴에 맞춰 공간을 설계하고 최적화할 수 있다는 것은 어떤 조직에게도 큰 이점입니다.

8. HP가 직접 겪으며 얻은 활용 팁 3가지

HP-on-HP 프로그램의 강점은, 내부에서 직접 부딪히며 검증한 노하우를 고객이 자신의 환경에 그대로 적용할 수 있도록 안내한다는 점입니다. HP 매니지드 서비스 팀이 실제 경험을 통해 얻은 팁은 다음과 같습니다.

1. 장기적인 계획을 세우되, 한 번에 다 하려 하지 마세요
   : 협업 기술을 표준화하는 데 3년이 걸리든 10년이 걸리든 괜찮습니다. 중요한 것은 일관된 방향으로 꾸준히 나아가는 것입니다. 이런 노력은 결국 직원 경험과 IT팀의 유지보수 효율, 두 마리 토끼를 모두 잡는 결과로 돌아옵니다.
2. 프로세스를 미리 정립하고 문서로 남겨두세요
   : 비효율이나 중복이 발생하는 지점, 직원들이 유독 불편해하는 지점을 먼저 파악하십시오. 그런 다음 WXP로 얻은 기기 데이터와 실제 사용자들의 의견을 함께 비교해보면서, 처음부터 정확한 원인을 짚어내는 것을 목표로 삼으십시오.
3. 하드웨어만 바꾸면 문제가 해결될 거라고 넘겨짚지 마세요
   : 새 장비는 해결책의 한 부분일 뿐입니다. 그 공간이 실제로 얼마나, 어떻게 쓰이고 있는지부터 함께 살펴보고, 지금 장비가 실제 사용 방식에 맞는지 확인하십시오. 먼저 '직원들에게 어떤 회의 경험을 주고 싶은지'를 정의한 다음, 거기에 맞는 협업 장비를 고르는 순서가 바람직합니다.

이렇게 쌓인 데이터는 본격적인 장비 교체 프로젝트를 시작하기도 전에, 시설팀과 IT팀이 어떤 회의실부터 먼저 손봐야 할지 우선순위를 정하는 데도 큰 도움이 됩니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

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